Amanat Undang – Undang (UU) Republik Indonesia (RI) Nomor 43 tahun 2009 pasal 40 ayat empat tentang pengelolaan arsip dinamis berguna untuk mendukung pengelolaan arsip dinamis yang efektif dan efisien pencipta arsip membuat tata naskah dinas, klasifikasi arsip, jadwal resmi resensi dan sistem klasifikasi keamanan serta akses arsip.

Selanjutnya, sesuai Peraturan Pemerintah (PP) nomor 28 tahun 2012 penciptaan arsip meliputi diantaranya kegiatan pembuatan arsip dan penerimaan, setelah itu arsip tersebut harus diregistrasi, kemudian arsip yang diterima didistribusikan ke unit pengolah diikuti dengan tindakan pengendalian.

Hal ini diutarakan oleh Rinta Kurniati, SAP sebagai narasumber tunggal pada Bimbingan Teknis (Bimtek) Pengelolaan Arsip Dinamis dan Tata Naskah Dinas oleh Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan Universitas Mulawarman (UNMUL) bekerjasama dengan Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI).

Selama dua hari, Rabu, (25/04) sampai Kamis, (26/04), di Ruang Rapat Utama Fakultas Kedokteran UNMUL Arsiparis Direktorat Kearsipan Pusat itu menyampaikan informasi terkini mengenai tata naskah dinas juga materi terkait pemberkasan dan penyimpanan arsip aktif.

“Pengaturan tentang jenis, format, penyiapan, pengamanan, pengabsahan, distribusi dan media yang digunakan dalam komunikasi kedinasan telah diatur di Peraturan Kepala ANRI nomor 2 tahun 2014 tentang pedoman tata naskah dinas,” urainya. Penyiapan naskah dinas terang mantan Kepala Sub Bagian Persuratan ini terlebih dahulu memenuhi persyaratan yakni ketelitian, kejelasan, logis dan singkat serta pembakuan.

Sebelumnya, Kepala UPT Kearsipan UNMUL, Mulyono, S.Sos., M.Si menyampaikan, peserta Bimtek merupakan perwakilan seluruh unit kerja di lingkungan UNMUL, sebanyak 80 peserta hadir dari 40 unit kerja yang diundang.

Disampaikannya bahwa, pembinaan kerarsipan dari tahun ke tahun oleh UPT Kearsipan selalu dilaksanakan. Karena ingin pelaksanaan kearsipan di Unmul dapat berjalan dengan baik, sesuai dengan kaidah kearsipan nasional.

“Kita saat ini sedang merintis agar kearsipan di UNMUL berjalan dengan baik sesuai dengan kaidah. Hadirnya UPT Kearsipan sejak dua tahun lalu, intensitas perbaikan arsip – arsip yang belum tertata sudah banyak dilakukan. Salah satu tujuannya adalah ketika sebuah arsip itu diperlukan, arsip yang dimaksud dapat ditemukan dalam waktu yang sesingkat - singkatnya, ” katanya.

UPT Kearsipan UNMUL lanjutnya, merupakan petugas untuk membina tenaga kearsipan di UNMUL agar dapat terampil. Setiap tahun ungkapnya, UPT yang dipimpinnya ini telah menganggarkan kegiatan - kegiatan pelatihan yang tujuannya agar para tenaga arsip dapat berkompeten melaksanakan kegiatan kearsipan di lingkungan kerja masing – masing.

“Semoga bimtek yang dilaksanakan kali ini dapat memberikan berkah dan ilmu agar bisa diterapkan di masing – masing unit. Perlu diketahui pula bahwa, sesuai dengan Undang – Undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang kearsipan bahwa arsip asli harus disimpan di UPT. Kearsipan,” jelasnya.

Secara seremonial, Bimtek dibuka oleh Kepala Biro Perencanaan, Kerjasama dan Hubungan Masyarakat (KBPKH) UNMUL. Bimtek ini dipandangnya sebagai media strategis untuk memasyarakatkan bidang kearsipan, melalui UPT Kearsipan UNMUL berupaya memberikan langkah solutif dengan mengadakan Bimtek.

“Penyelenggaraan kearsipan yang bermutu menjamin penyelamatan bahan pertanggung jawaban serta menyediakan bahan pertanggung jawaban tersebut untuk mendukung kepentingan manajamen pemerintahan dan pembangunan. Dengan demikian sangatlah tepat pola penyelenggaraan kearsipan nasional berdasarkan UU No 43 tahun 2009 dan PP nomor 28 tahun 2012,” ujar Drs. Nurdin Rasyid., M.AP

Ke depan harapnya, arsip tidak hanya dipandang sebagai catatan sejarah, melainkan bagian tidak terpisahkan dari manajemen organisasi. Karena keberhasilan pengelolaan arsip dengan sendirinya akan mempengaruhi kinerja organisasi. “Karena arsip organisasi secara nyata dan berkelanjutan memberikan dukungan kelancaran pada keseluruahn proses manajemen organisasi. Dengan adanya bimtek kearsipan ini kita semua bisa lebih tertib lagi mengarsipkan dokumen – dokumen Negara yang menjadi tanggung jawab kita masing – masing,” tutupnya. (hms/frn)