Dalam rangka melaksanakan Undang Nomor 43 Tahun 2009, tentang kearsipan. Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan Universitas Mulawarman (UNMUL) melaksanakan pelatihan bimbingan dan pendampingan kearsipan di Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB), Senin sampai Rabu (11-13/02) dan di Fakultas Matematika dan Ilmu Pengetahuan Alam (FMIPA) UNMUL di selenggarakan pada Senin hingga Rabu (18-20/02).

Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima dilingkungan Kemenristekdikti. Sedangkan kearsipan adalah kegiatan pengaturan dan penyimpanan arsip dengan menggunakan suatu sistem tertentu sehingga apabila arsip tersebut diperlukan dapat dengan mudah ditemukan kembali.

Hal tersebut disampaikan Bisri Mustofa, S.Sos selaku narasumber dalam Pelatihan Bimbingan dan Pendampingan Kearsipan yang bertempat di Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) Universitas Mulawarman (UNMUL), Senin (11/02).

Lebih lanjut, Bisri menyampaikan, tujuan penyelenggaraan kearsipan yaitu menjamin terciptanya arsip dari kegiatan yang dilakukan. “Menjamin ketersediaan yang autentik dan terpercaya sebagai alat bukti yang sah, menjamin terwujudnya pengelolaan arsip yang andal dan pemanfaatan arsip sesuai ketentuan perundang-undangan. Menjamin keselamatan dan keamanan arsip dan meningkatkan kualitas pelayanan publik,” pungkas.

Hal senada juga diungkapkan oleh Ir. Agus Susanto, M.Si sebagai pembicara dalam acara pembinaan dan pendampingan kearsipan di FMIPA UNMUL, menjelaskan yang melatar belakangi hingga tercipatanya atau terjadinya arsip adalah arsip merupakan alat bukti akuntabilitas kinerja suatu lembaga/perguruan tinggi, serta sebagai alat bukti hukum yang sah. Mengingat pentingnya keberadaan arsip tersebut  maka pimpinan lembaga/perguruan tinggi wajib memelihara, melindungi dan menyelamatkan arsip (pasal 51 - PP Nomor 28 Tahun 2012  tentang pelaksanaan UU No. 43 Tahun 2009 tentang kearsipan).

“Undang-Undang No. 43 Tahun 2009 pasal 33, menyatakan bahwa, arsip yang diciptakan dengan menggunakan dana negara dinyatakan sebagai arsip negara. Laju pertumbuhan arsip yang dihasilkan dari proses administrasi suatu organisasi tanpa dikelola dengan baik akan menyebabkan terjadinya penumpukan, yang pada akhirnya akan menimbulkan masalah yang serius, seperti meningkatnya kebutuhan ruang penyimpanan arsip, biaya peralatan, SDM dan kesulitan untuk penemuan kembali arsip apabila dibutuhkan,” pintanya. Kegiatan yang dilaksanakan di FEB UNMUL di hadiri para arsiparis dari FEB dan Pascasarjana UNMUL sebagai peserta. Sedangkan kegiatan yang terlaksana FMIPA UNMUL dihadiri para arsiparis Fakultas Perikanan dan Ilmu Kelautan (FPIK), FMIPA dan dari Fakultas Farmasi sebagai peserta. (hms/zul)

Foto: Sulkarnain