Universitas Mulawarman (UNMUL) melalui Bagian Umum mengadakan kegiatan Workshop Ketatausahaan dan Kearsipan di Lingkungan UNMUL. Kegiatan ini dihadiri oleh Para Kepala Biro, Para Koordinator maupun Para Sub Koordinator baik yang ada di Rektorat maupun fakultas serta Perwakilan dari UPT-UPT yang ada di lingkungan UNMUL.

“Tujuan dari kegiatan ini adalah untuk memperbaiki ketatausahaan dan kearsipan baik itu di tingkat Fakultas maupun di tingkat Rektorat. Dimana hal ini sejalan dengan Peraturan Rektor nomor 7 tahun 2021 Tentang Naskah Dinas di Lingkungan Universitas Mulawarman. Serta dalam Peraturan Rektor nomor 1 tahun 2018 tentang pedoman klasifikasi arsip substantif di Lingkungan Universitas Mulawarman,” ungkap Ketua Panitia Kegiatan Workshop, Faijan, S.Kom., M.Si., saat memberikan laporan kegiatan.

Menurutnya, masih banyak unit di Lingkungan Universitas Mulawarman yang belum menerapkan tatanan naskah dinas dalam penulisan surat menyurat. “Sehingga diharapakan setiap unit dalam Lingkungan Universitas Mulawarman memiliki Record Centre Archive sehingga mempermudah untuk mengelola dokumen-dokumen yang ada. Sehingga UNMUL kedepannya memiliki tata kelola arsip yang lebih baik,” Kata Faijan, S.Kom., M.Si., yang merupakan Koordinator Umum UNMUL.

Sementara, Rektor UNMUL yang dalam kesempatan tersebut diwakili oleh Kepala Biro Umum dan Keuangan, H. Bahriansyah, S.H., M.Si., mengatakan UNMUL masih ketinggalan dalam penerapan surat dengan tanda tangan elektronik (TTE) dalam penandatanganan surat-surat penting. “Sadar akan permasalahan kearsipan yang banyak di hadapi baik itu di tingkat Rektor, Fakultas maupun unit kerja yang ada di Universitas Mulawarman,” urai Kepala Biro Umum dan Keungan.

Melalui kegiatan Workshop ini, lanjut Kepala Biro Umum dan Keungan, bisa menjadi media untuk menambah wawasan mengenai pengelolaan kearsipan. “Saat ini UNMUL sedang menyempurnakan sistem surat elektronik untuk mempercepat proses persuratan,” jelasnya.

Dalam pemaparan materi yang disampaikan oleh Dewi Susanti, Plt. Kepala Bidang Pengelolaan Arsip, Dinas Perpustaakan dan Kearsipan Provinsi Kalimantan Timur (Kaltim), juga turut mengamini apa yang disampikan oleh Pak Faijan dan Pak Kepala Biro mengenai pentingnya Tata Naskah Dinas untuk diterapkan di Lingkungan Universitas Mulawarman. “Sehingga dalam pengarsipannya dapat berjalan dengan baik dan hal ini juga diatur dalam Pergub mengenai tata naskah no 1 tahun 2024,” tuturnya.

Dewi Susanti ikut mendukung gagasan yang di sampaikan oleh Ketua Panitia Workshop yang mengatakan bahwa Record Centre Archive sangat diperlukan karena dapat memberikan efisiensi kerja dalam mencari dokumen ketika ada berkas lama yang di butuhkan, tanpa memakan waktu yang lama.

Dewi susanti juga meminta agar dokumen yang ada di tingkat Fakultas dan UPT dapat di serahkan kepada Record Centre Archive universitas ketika dokumen-dokumen tersebut telah berusia lebih dari tiga tahun untuk di arsipkan.

Dalam proses diskusi selama Workshop ternyata saat ini UNMUL sudah memiliki sistem dan aturan mengenai pengelolaan arsip akan tetapi terjadi ketidakmerataan mengenai penerapan sistem yang ada, sehingga dibutuhkan bimbingan teknis (Bimtek) untuk pemerataan dalam pengelolaan arsip dan dalam penerapannya dibutuhkan dukungan dari kepala unit agar pelaksanaan pengelolaan arsip dapat berjalan dengan baik.

Penulis: Zulkifli

Editor: Sulkarnain

Foto: Hartanto