Universitas Mulawarman (UNMUL) menerima kunjungan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) di Ruang Rapat 1 lantai 3, Rektorat UNMUL, Rabu (29/05/2024). Kunjungan dari Arsip Nasional Republik Indonesia (ANRI) tersebut berbentuk sosialisasi, yakni penyuluhan terkait penyelamatan dan pemusnahan arsip perguruan tinggi di Lingkungan UNMUL. Kegiatan ini adalah lanjutan pada hari sebelumnya pada kegiatan ‘Exececutive Board Meeting Hari Kearsipan 53 tahun 2024’ yang diselenggarakan di Sky House Hotel Mercure dan ‘Rapat Koordinasi Nasional Kearsipan’ tahun 2024 di Hotel Mercure. Tahun ini, Kota Samarinda menjadi tuan rumah Hari Kearsipan ke-53 yang jatuh pada tanggal 28 Mei 2024 kemarin.

Dalam sosialisasi tersebut dihadiri disambut dan dibuka oleh Rektor UNMUL yang diwakili oleh Kepala Biro Perencanaan, Kerja Sama dan Hubungan Masyarakat (Humas). Dengan narasumber dari ANRI yaitu Ketua Tim Akuisisi Arsip Kementerian/ Lembaga dan Prioritas Kementerian/ Lembaga pindah IKN, Stella Sigrid Juliet, S.S., M. Hum., dan Arsiparis Madya Direktorat Akuisisi Arsip Nasional RI, Dra. Dwi Yuli Astuti, M. Hum. 

Kegiatan sosialisasi dari ANRI juga turut dihadiri Kepala Biro Akademik dan Kemahasiswaan, Wakil Dekan Bidang Umum dan Keuangan Fakultas, Koordinator Umum UNMUL, Perwakilan UPT, Arsiparis, serta Pengelola Kearsipan UNMUL. 

“Sosialisasi ini akan memberikan pandangan yang sama mengenai arsip ini mau di bawa ke mana, sehingga masing-masing orang itu memiliki kewajiban menyelamatkan arsip,” ucap Koordinator UMUM,  Faijan, S.Kom., M.Si., pada laporannya sebelum penyampaian sambutan dari Stella Sigrid Juliet, S. S., M. Hum., selaku Arsiparis Ahli Madya, Ketua Tim Akuisisi Arsip Kementerian/Lembaga dan Prioritas Kementerian/Lembaga Pindah IKN. 

Sebelumnya, tuan rumah Hari Kearsipan ke-52 berada di Banyuwangi, Jawa Timur dan tahun depan sudah ditetapkan akan dilaksanakan di Jakarta. Pada sambutan Ibu Stella Sigrid Juliet, S. S., M. Hum., selaku Arsiparis Ahli Madya, Ketua Tim Akuisisi Arsip Kementerian/Lembaga dan Prioritas Kementerian/Lembaga Pindah IKN, ia mempersilakan UNMUL untuk dapat berkunjung nantinya.

“Penyelamatan arsip memerlukan dukungan para pimpinan dan semoga ini menjadi semangat kita bahwa arsip tidak hanya sekadar disimpan, tapi banyak hal yang harus dilakukan terhadapnya dan semoga pertemuan hari ini membawa pencerahan bagi kita semua agar semakin baik dalam pengelolaan arsip kedepannya, terutama di Lingkungan UNMUL,” ungkap Koordinator Umum sebelum menutup sambutannya. 

Pada sambutan dari Stella Sigrid Juliet, S. S., M. Hum., selaku Arsiparis Ahli Madya, Ketua Tim Akuisisi Arsip Kementerian/Lembaga dan Prioritas Kementerian/Lembaga Pindah IKN, ia menjelaskan kinerja dari Direktorat Akuisisi, yakni mengeksekusi arsip. “Kami dituntut untuk dapat memberi rekomendasi dan pertimbangan arsip mana saja yang tidak boleh dimusnahkan atau yang disebut penyelamatan arsip,” jelasnya terlebih dahulu mengenai konsep dasar pekerjaan pengarsipan.

Menurut UU nomor 43 mengenai Kearsipan tahun 2009 pada pasal 16 ayat 4, Perguruan Tinggi Negeri (PTN) wajib membentuk Arsip Perguruan Tinggi (APT). Arsip Perguruan Tinggi (APT) berfungsi sebagai pusat arsip atau record center. Arsip ini adalah bagian penting dari Universitas Mulawarman yang harus diselamatkan. Di samping itu, arsip memiliki nilai historis yang tidak dapat digantikan oleh robot atau AI. 

“Penyelamatan arsip statis ini bukan untuk arsip nasional, bukan untuk membantu kearsipan, tapi ini kita berikan untuk generasi yang akan datang,” jelasnya. 

Rektor UNMUL yang dalam kesempatan ini diwakili oleh Kepala Biro Perencanaan, Kerja Sama dan Humas, Sugiyarta, S.E., M.Si., dalam sambutan dan pembukaannya menyampaikan perasaannya terhadap kondisi kearsipan Universitas Mulawarman (UNMUL). “Betapa sedihnya kita melihat kearsipan kita saat ini. Tapi kita tidak menghiraukannya, kita seolah-olah melupakannya. Padahal kearsipan itu perlu kita jaga,” urai Kepala Biro.

Beberapa hadirin yang bertanya mengeluhkan permasalahan terbatasnya Sumber Daya Manusia (SDM) dalam pengelolaan kearsipan ini. Hal tersebut dikarenakan kurangnya arsiparis di Universitas Mulawarman (UNMUL). Kedua narasumber pun menyarankan pemanfaatan program magang di internal kampus yang dapat dikerjakan oleh anak-anak SMK ataupun mahasiswa-mahasiswi Universitas Mulawarman (UNMUL) sendiri. 

Sebelumnya, Universitas Mulawarman sudah pernah melakukan bimbingan teknis dan penyuluhan terkait pengarsipan pada tahun 2018. Terdapat tiga fakultas yang telah mengelola arsipnya dengan sangat baik, yakni Fakultas Hukum (FH), Fakultas Ekonomi dan Bisnis (FEB) serta Fakultas Pertanian dan Peternakan (FAPERTA). 

Untuk kegiatan pengarsipan Fakultas Hukum sendiri terhenti karena adanya pandemi covid-19 beberapa tahun lalu. Karena ketidakberlanjutan tersebut dan ingin mengoptimalkan pengarsipan bagi fakultas lain, Kepala Biro Akademik dan Kemahasiswaan, Afra Tustini Ekawati, S.Pd., M.Si.,  mengusulkan agar perlunya diulang bimbingan teknis dan dimulai dari awal lagi untuk kegiatan pengarsipan. Selain itu, ia juga meminta saran kepada narasumber dari mana Universitas Mulawarman harus memulai pengarsipan yang semakin menumpuk ini. 

Penulis : Raisha Azzahro

Editor   : Sulkarnain

Foto      : Anandi Justika