Kelola Arsip Secara Dinamis dan Statis, UPT Kearsipan Unmul Gelar Bimtek


Unit Pelaksana Teknis (UPT) Kearsipan Universitas Mulawarman (Unmul) melaksanakan Bimbingan Teknik (Bimtek) penyusunan klasifikasi arsip dan jadwal retensi arsip. Kegiatan ini berlangsung di Ruang Rapat Lantai Tiga Rektorat Unmul, Selasa (01/08). UPT Kearsipan Unmul melaksanakan bimtek ini agar pengarsipan ditempat kita bekerja itu berjalan dengan baik dan mudah terkontrol karena ini mengacu pada Undang-Undang (UU) Nomor 43 tahun 2009 yaitu tentang kearsipan.

Dalam laporannya Mulyono, S.Sos selaku Ketua Panitia bimtek menyampaikan selamat datang dan terima kasih kepada para peserta yang hadir baik dari Perguruan Tinggi Negeri (PTN) maupun Perguruan Tinggi Swasta (PTS) di Kalimantan Timur (Kaltim) dan Kalimantan Utara (Kaltara). “Kita berkumpul disini dalam rangka meningkatkan Sumber Daya Manusia (SDM), terutama di bidang kearsipan. Diharapkan dari bimtek ini kita bisa maju dan berkembang untuk tertib kearsipan ditempat kerja kita masing-masing,”harapnya.

Mulyono menambahkan, peserta yang hadir sebanyak 51 orang ini dengan harapan mengemban ilmu yang bermanfaat sehingga bisa menularkan ilmu ketempat kerjanya masing-masing supaya tertib dan bisa dipertanggungjawabkan. Semoga bimtek ini bermanfaat bagi kita semua.

Sementara, Rektor Unmul yang diwakili Kepala Biro Umum dan Keuangan Drs. Rizali Irawan, M.Si., M.Pd, dalam sambutannya menyampaikan terima kasih yang sudah turut hadir dalam bimtek ini. Sesuai dengan apa yang dicapai Unmul dengan akreditasi A, maka dengan adanya bimtek kearsipan ini supaya para peserta sungguh-sunguh untuk mengikutinya. Mendengar kata arsip banyak yang beranggapan adalah masalah sepele, padahal dari sisi auditor, arsip lima tahun yang lalu masih di cari-cari. Dari situ, arsip ini sangat penting dan diperlukan tidak bisa dianggap sepele.

“Di unit masing-masing bagian pengarsipan hardcopy jangan bentuk jadul tetapi harus berbentuk elektronik, bila dicari bisa dengan mudah dan cepat didapatkan. Semoga bimtek ini berjalan dengan lancar. Terima kasih kedatangan Pak Gunawan sebagai narasumber dari ANRI, mohon arahan dan ilmunya ditularkan kepada para peserta bimtek ini” pesannya.

Drs. Gunawan Ariwibowo, M.Si sebagai narasumber berpesan kepada para peserta mulailah mengelola arsip itu dengan aturan-aturan yang ada. Aturannya harus baku dan seragam, akuntabel dan bisa dipertanggungjawabkan. “Pengertian arsip berdasarkan UU No.43 tahun 2009 adalah rekaman kegiatan  atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan media sesuai dengan perkembangan teknologi informasi dan komunikasi yang dibuat dan diterima oleh lembaga Negara, pemerintah daerah, lembaga pendidikan, perusahaan, organisasi politik, organisasi kemasyarakatan dan perseorangan dalam pelaksanaan dalam kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara,”pungkasnya.

Mayoritas para peserta bimtek ini diikuti dari para pegawai yang ada di Unmul baik dari rektorat maupun dari fakultas. Agenda bimtek kearsipan ini berlangsung selama tiga hari dari tanggal 1 hingga 3 Agustus 2017. (hms/zul)